Jest to dokument, który określa wielkość zapotrzebowania na energię niezbędną do zaspokojenia potrzeb związanych z użytkowaniem budynku lub lokalu, czyli energii na potrzeby ogrzewania, przygotowania ciepłej wody, wentylacji i klimatyzacji, a w przypadku budynków użyteczności publicznej również oświetlenia. Dla potrzeb sporządzenia charakterystyki energetycznej budynków przemysłowych i magazynowych nie uwzględnia się ilości energii dostarczanej do tych budynków dla celów technologiczno-produkcyjnych. W świadectwie ocenia się wielkość zapotrzebowania na energię wynikającego z przeznaczenia i standardu budynku oraz jego systemów instalacyjnych, czyli na podstawie jego stałych, obiektywnych cech, a nie na podstawie pomiaru zużycia energii gdyż trudno poddać obiektywnej ocenie sposób użytkowania budynku przez jego użytkowników.

Obowiązek posiadania świadectwa charakterystyki energetycznej budynku, lokalu mieszkalnego lub części budynku stanowiącej samodzielną całość techniczno-użytkową wynika z prawa europejskiego. Zobowiązania państw członkowskich Unii Europejskiej zapisane w dyrektywie 2002/91/WE w sprawie charakterystyki energetycznej budynków zostały wprowadzone do polskiego prawa przez nowelizację ustawy Prawo budowlane. Celem wprowadzenia obowiązku sporządzania świadectw jest promowanie budownictwa efektywnego energetycznie i zwiększanie świadomości społecznej w zakresie możliwości uzyskania oszczędności energii w budownictwie. Dzięki informacjom zawartym w świadectwie właściciel, najemca lub użytkownik będzie mógł określić orientacyjne roczne zapotrzebowanie na energię, a tym samym koszt utrzymania związany z zapotrzebowaniem na energię.

Od 1 stycznia 2009 świadectwo charakterystyki energetycznej jest obowiązkowe dla wszystkich nowopowstałych nieruchomości oraz używanych wprowadzanych do obrotu (sprzedawanych lub wynajmowanych), a także dla budynku, gdy w wyniku przebudowy lub remontu uległa jego charakterystyka energetyczna. Świadectwo jest sporządzane na podstawie oceny energetycznej, polegającej na określeniu wielu różnych parametrów energetycznych (zintegrowanej charakterystyce energetycznej).

Podstawą do sporządzenia świadectwa charakterystyki energetycznej jest charakterystyka energetyczna budynku, określona w dokumentacji technicznej lub dla budynku istniejącego, jeśli brak jest dla niego dokumentacji technicznej - wyznaczana w wyniku inwentaryzacji techniczno-budowlanej. Charakterystyka energetyczna jest to zbiór danych i wskaźników energetycznych budynku dotyczących obliczeniowego zapotrzebowania budynku na energię na cele centralnego ogrzewania, ciepłej wody, wentylacji i klimatyzacji, a w przypadku budynku użyteczności publicznej także oświetlenia.

 

Od 1 stycznia 2009 r. świadectwa charakterystyki sąobowiązkowe dla każdego budynku oddawanego do użytkowania oraz budynku podlegającemu zbyciu lub najmowi, a także w przypadku, gdy w wyniku przebudowy lub remontu budynku uległa zmianie jego charakterystyka energetyczna.

Przepisów tych nie stosuje się jedynie do budynków:

- podlegających ochronie na podstawie przepisów o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami;

- używanych jako miejsca kultu i do działalności religijnej;

- przeznaczonych do użytkowania w czasie nie dłuższym niż 2 lata;

- niemieszkalnych służących gospodarce rolnej;

- przemysłowych i gospodarczych o zapotrzebowaniu na energię nie większym niż 50 kWh/(m²·rok);

- mieszkalnych przeznaczonych do użytkowania nie dłużej niż 4 miesiące w roku;

- wolnostojących o powierzchni użytkowej poniżej 50 m².

Zgodnie z art. 57 ust. 1 pkt 7 ustawy - Prawo budowlane (Dz. U. z 2006 Nr 156 poz. 1118 z późn. zm.) inwestor jest obowiązany pozyskać świadectwo charakterystyki energetycznej budynku i dołączyć je do zawiadomienia o zakończeniu budowy lub wniosku o udzielenie pozwolenia na użytkowanie wraz z innymi wymaganymi dokumentami.

Zgodnie z art. 5 ust. 4 i 5 ustawy w przypadku budynku z lokalami mieszkalnymi lub częściami budynku stanowiących samodzielną całość techniczno-użytkową, przed wydaniem lokalu mieszkalnego lub takiej części budynku osobie trzeciej, sporządza się świadectwo charakterystyki energetycznej lokalu mieszkalnego lub części budynku, przy czym w przypadku budynków ze wspólną instalacją ogrzewczą świadectwo charakterystyki energetycznej, sporządza się wyłącznie dla budynku.

W przypadku gdy budynek lub lokal mieszkalny podlega zbyciu lub wynajmowi to zgodnie z art. 63a ust. 1 i 2 odpowiednio nabywcy lub najemcy powinno być udostępnione świadectwo charakterystyki energetycznej, o ile jest ono wymagane przepisami ustawy. Z uwagi na to, iż nie przewidziano sankcji karnej w przypadku braku przedłożenia świadectwa charakterystyki energetycznej budynku, lokalu mieszkalnego lub części budynku stanowiącej samodzielną całość techniczno-użytkową, to czy świadectwo charakterystyki energetycznej będzie udostępnione czy też nie, w praktyce zadecydują relacje rynkowe a nie przymus administracyjny.

Obowiązek sporządzania świadectw charakterystyki energetycznej budynków wynika z przepisów Dyrektywy 2002/91/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 16 grudnia 2002 r. w sprawie charakterystyki energetycznej budynków. Polska jest obowiązana do wprowadzenia przepisów niezbędnych do wykonania dyrektywy do 1 stycznia 2009 r. Transpozycji przepisów unijnych dokonano poprzez ustawę z dnia 19 września 2007 r. o zmianie ustawy – Prawo budowlane (Dz. U. z 2007 r. Nr 191, poz. 1373) oraz stosowne akty wykonawcze.

Świadectwo charakterystyki energetycznej jest ważne 10 lat pod warunkiem nie przeprowadzenia w tym czasie robót budowlanych, w wyniku których zmianie uległaby charakterystyka energetyczna budynku. W przypadku przeprowadzenia robót budowlanych, w wyniku których nastąpiła zmiana charakterystyki energetycznej zachodzi konieczność sporządzenia nowego świadectwa charakterystyki energetycznej budynku.